En el contexto actual de la era digital, la transición de procesos tradicionales a sistemas electrónicos ha transformado diversas áreas de la gestión empresarial. Uno de estos avances más significativos es la implementación de la factura electrónica.
Pero ¿Cuáles son realmente las ventajas que la factura electrónica aporta a las empresas? Podemos señalas las siguientes ventajas:
- Ahorro de Costes
- Rapidez y Eficiencia
- Reducción de Errores
- Sostenibilidad Ambiental
- Mejora en la Organización y Archivo
- Mayor Seguridad y control por las autoridades fiscales
Lo cierto es que España al igual que el resto de los países de su entorno está fomentando el uso de la factura electrónica. En este sentido el pasado 21/06/2022 se aprobó el Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación, por el que se obliga a las empresas a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas con otros empresarios y profesionales.
Finalmente, el pasado 15 de junio de 2023, los Ministerios de Asuntos Económicos y Transformación Digital y de Hacienda y Función Pública, han publicado el esperado Borrador que se sometió a trámite de audiencia e información pública el pasado 10 de julio de 2023.
Los aspectos más relevantes que hay que tener en cuenta con respecto a la facturación electrónica son los siguientes:
- Se considerará como factura electrónica aquella factura que se expida en formato electrónico, y que se ajuste a lo establecido según el Reglamento.
- La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedará garantizadas por alguna de las siguientes vías:
- Mediante una firma electrónica avanzada
- Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI)
- Mediante otros medios que hayan sido comunicados y posteriormente aprobados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
- Los destinatarios deberán informar al emisor sobre el estado de las facturas, siendo obligatorio informar sobre su aceptación o rechazo y sobre la fecha de pago efectivo completo de la factura.
- Plazos para la puesta en marcha de la factura electrónica en España: De no cambiar respecto al borrador presentado, los plazos a considerar desde la publicación definitiva del Real Decreto serán:
- Un año para las empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros.
- Dos años para el resto de las empresas (aquellas con ventas inferiores a los 8 millones de euros).
En muchos países, las autoridades fiscales están impulsando la adopción de la factura electrónica para mejorar la trazabilidad y combatir el fraude. Adaptarse a esta tendencia no sólo es beneficioso por las ventajas ya mencionadas, sino que también garantiza el cumplimiento de las regulaciones vigentes.
Y llegados a este punto ¿qué tipos de factura electrónica existen en España? Existen varios tipos y formatos, y todos deben cumplir con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria. Estos son los tipos de facturas electrónicas en España:
- Facturae: Es el formato estandarizado de factura electrónica adoptado por las Administraciones Públicas en España. Se utiliza principalmente para las operaciones comerciales entre proveedores y la administración pública. Está estructurada en formato XML y cumple con todos los requisitos legales.
- Factura Simplificada Electrónica: Se trata de una versión digital de la factura simplificada (anteriormente conocida como ticket). Es utilizada en operaciones de menor cuantía y contiene menos detalles que una factura completa.
- e-Factura con formato EDI: El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) es un estándar internacional utilizado por muchas grandes empresas. Aunque no es exclusivo de España, algunas empresas españolas adoptan este formato, especialmente en transacciones internacionales o con grandes corporaciones.
- Factura Electrónica en PDF: Aunque no se considera una factura electrónica en el sentido más estricto, muchas empresas optan por enviar facturas en formato PDF por correo electrónico. Sin embargo, para que tenga validez legal, es fundamental que este PDF esté firmado electrónicamente y garantice la integridad y autenticidad del documento.
- Factura Electrónica con Certificación de Envío: Son aquellas facturas que, además de estar firmadas digitalmente, cuentan con un certificado de envío (o de recepción). Esto ofrece una garantía adicional sobre el momento en que se envió o recibió el documento.
Recordemos que, en España, para que una factura electrónica sea válida, debe garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad. Por ello, la firma electrónica es un elemento esencial. Además, la Agencia Tributaria tiene una serie de requisitos y normativas específicas respecto a la emisión, almacenamiento y presentación de facturas electrónicas, por lo que es fundamental que las empresas se aseguren de cumplir con estos estándares.
Carmen Gutiérrez Toribio
Socia / Economista.
Responsable del Departamento de Contabilidad
Delyser Abogados